Gli allegati delle Linee Guida AgID: impara a conoscerli
Linee Guida AgID e Conservazione
Abbiamo già affrontato nell’articolo “Conservazione Digitale e le nuove linee guida AgID: cosa sapere” il tema della conservazione digitale, esplicitando l’impatto e le novità che le nuove Linee Guida AgID hanno determinato.
Vogliamo spingerci oltre, ampliando l’analisi ai sei allegati, parte integrante di tali Linee Guida.
Allegato 1: “Glossario dei termini e degli acronimi”
L’allegato 1 è un documento utile ad una migliore ed esaustiva lettura delle Linee Guida stesse.
Lo scopo è semplicemente esplicitare il significato dei termini utilizzati nelle linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Puoi consultare tutti i termini utilizzati cliccando sul seguente collegamento: Allegato 1 alle Linee Guida sul documento informatico, Glossario dei termini e degli acronimi.
Allegato 2: “Formati di file e riversamento”
L’allegato 2 affronta l’argomento dei formati che si devono utilizzare sia nel momento della formazione di un documento informatico che in fase di riversamento.
Facciamo un appunto: il riversamento, così come indicato nello stesso Allegato 2, è quell’attività che comporta il trasferimento di un documento informatico in un formato di file diverso: contestualmente, ciò può comportare anche una duplicazione da un sistema di storage ad un altro.
Torniamo all’Allegato 2 e al cuore dell’argomento: i formati consentiti o consigliati per la formazione dei documenti informatici.
È fondamentale precisare che AgID ha individuato tali formati nell’ottica di rispettare il principio di interoperabilità tra i sistemi di gestione documentale e soprattutto di conservazione, cercando di mitigare il rischio di “obsolescenza tecnologica”.
In riferimento al concetto della conservazione, l’Allegato specifica per ogni formato, se è adatto o meno alla conservazione. Ad esempio, del formato PDF, che fa parte dei documenti impaginati, sarà idoneo per la conservazione solo il profilo PDA/A, essendo un profilo adatto alla creazione di tutti quei documenti per i quali deve essere garantita la leggibilità in caso di conservazione digitale.
In generale, tuttavia, i formati consigliati tra quelli elencati nell’allegato sono quanto più possibile “aperti”, e quindi utilizzabili liberamente senza copertura da brevetto, in quanto sono leggibili da diversi software applicativi open-source.
Allegato 3: “Certificazione di processo”
Definiamo innanzitutto cos’è la certificazione di processo.
Come indicato nello stesso Allegato 3, la certificazione è una procedura con cui, una terza parte indipendente, dà assicurazione scritta che un prodotto, un servizio, un processo è conforme ai requisiti specificati.
La “certificazione di processo” (prevista dal comma 1-bis dagli artt. 22 e 23-ter del CAD) è più propriamente una certificazione di un risultato, dove il risultato consiste in una copia informatica di documento analogico, e la certificazione di processo produce sostanzialmente una certificazione di conformità di una copia ad un originale.
La finalità della certificazione di processo è quella di incentivare e facilitare la digitalizzazione dei flussi informativi per favorire la dematerializzazione di grosse quantità di documenti analogici.
L’allegato 3 esplicita le modalità per l’adozione della certificazione di processo.
Allegato 4: “Standard e specifiche tecniche”
L’allegato 4 fornisce indicazioni sui principali standard e specifiche tecniche di riferimento nell’ambito della formazione, gestione e conservazione di documenti informatici e documenti amministrativi informatici.
In particolare, tali standard e specifiche tecniche fanno fronte ad aspetti quali la gestione documentale, la conservazione digitale, l’affidabilità (certificazione/valutazione – autovalutazione) e la sicurezza informatica.
Allegato 5: “I metadati”
L’allegato 5 è un documento fortemente tecnico, in quanto fa riferimento ai metadati da associare al documento informatico, al documento amministrativo informatico e all’aggregazione documentale informatica (fascicolo informatico, serie documentale e serie di fascicoli).
I metadati sono stati aggiornati rispetto al precedente DPCM al fine di adeguare le regole ai principi di interoperabilità, trasparenza e conoscenza del contesto documentale.
E’ fondamentale fare un’osservazione: l’Allegato 5 non impone una specifica tecnologia per la rappresentazione dei metadati (anche se la struttura in xml è consigliata) nè impone l’utilizzo degli schemi XSD rappresentati nell’Allegato, i quali sono forniti infatti forniti con lo scopo di chiarire i contenuti, le strutture e ii vincoli in termini di valorizzazione e di obbligatorietà.
Si rimanda alla FAQ Rappresentazione dei metadati nell’allegato 5 della stessa AgID in cui si chiariscono questi aspetti.
Il tema dei metadati e dell’Allegato 5 è molto dibattuto e per affrontarlo meglio abbiamo preparato un articolo specifico sui Metadati AgID.
Allegato 6: “Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.”
L’Allegato 6 è quello che affronta il tema del “Protocollo Informatico” e delle modalità di scambio, tra le AOO della pubblica amministrazione, di documenti amministrativi informatici protocollati.
Con tale Allegato viene abrogata la circolare 60/123 dell’AgID D in materia di “Formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie associate ai messaggi scambiati tra le Pubbliche Amministrazioni” e vengono fornite le “istruzioni” obbligatorie per generare:
- il messaggio di protocollo
- la segnatura di protocollo (secondo la struttura XML indicata nell’Allegato)
- le regole di processamento dei flussi di comunicazione (inoltro di un messaggio protocollato, annullamento protocollazione mittente, annullamento protocollazione destinatario)
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