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L’introduzione di nuovi metadati rientrano tra le novità delle Linee Guida AgID.

Le Linee Guida AgID indicano come inserire ai documenti contabili e fiscali i metadati previsti dall’allegato 5. L’allegato 5 al documento “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.

Nell’ambito degli archivi digitali, i metadati sono le informazioni di cui bisogna dotare il documento informatico. Ne descrivono il contenuto, nonché la struttura, e servono essenzialmente per poter gestire nel tempo i documenti informatici. Nel corso di vita dei documenti i metadati possono registrare le modifiche, i trasferimenti, le copie, le modalità della sua conservazione.

Metadati e Linee Guida AgID

Nel nostro caso, i metadati sono elementi informativi associati al documento informatico, al documento amministrativo informatico e all’aggregazione documentale informatica. L’inserimento di metadati parte dalla loro formazione e termina nel momento dall’archiaviazione. Pertanto, i metadati sono di fondamentale importanza per descrivere il processo di formazione, di classificazione e di archiviazione. Al contempo, favoriscono l’integrità dei contenuti e la ricercabilità nel tempo dei documenti stessi.

Le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici affrontano il tema della metadatazione. I nuovi metadati sono obbligatori sia per i pubblici che per i privati.

L’attività di indicizzazione, individuazione e ricerca è agevolata dalla definizione di metadati legati alla: 

1. “Tipologia documentale” o “Tipologia fascicolo”; 
2. “Dati registrazione”; 
3. “Chiave descrittiva”; 
4. “Classificazione”;

Novita allegato 5

Di seguito le modifiche più rilevanti:

• l’introduzione di nuovi ruoli/soggetti, quali il Produttore, il Responsabile della Gestione Documentale, il Responsabile del Servizio di Protocollo, il Soggetto che effettua la registrazione, l’Assegnatario etc.; Questo insieme di metadati consente di individuare le informazioni relative a tutti i soggetti coinvolti e competenti sul documento, individuando per ciascun soggetto il Ruolo e il Tipo, quest’ultimo può essere persona fisica (PF) o giuridica (PG), una pubblica amministrazione italiana o estera (PAI, PAE), un assegnatario (AS) o un prodotto software (SW).

• la previsione nel campo “tipo soggetti” delle Amministrazioni Pubbliche estere (PAE).

• la definizione dei requisiti di obbligatorietà nel campo “tipo soggetti” dei sottocampi quali il codice fiscale per la persona fisica e la partita iva per le persone giuridiche.

• l’inserimento del nuovo metadato “nome del documento\file”, tra i metadati del documento informatico e del documento amministrativo informatico.

• la definizione dei requisiti di obbligatorietà per diversi campi, fra i quali quello del “tempo di conservazione” delle aggregazioni documentali informatiche.

• nel caso di documenti fiscali sono previsti, rispetto agli attuali cinque fissati dal precedente DPCM 3 dicembre 2013, quattordici metadati obbligatori e altri 4 facoltativi. I metadati obbligatori riguardano l’Identificativo associato in modo univoco e permanente al documento informatico; la Modalità di formazione del documento informatico; la Tipologia documentale; i Dati di registrazione; i Soggetti coinvolti; la Chiave descrittiva volta a riassumere il contenuto del documento; il numero di Allegati; la Riservatezza del documento; l’identificativo del formato; il controllo sulla presenza di firma digitale o sigillo elettronico o marcatura temporale o l’ attestazione di conformità del processo;  l’Identificativo del Documento Primario; il Nome del documento/file; la Versione del documento; le Tracciature di modifiche al documento.

Compilare i metadati mediante la nostra piattaforma di Conservazione è semplicissimo! Puoi trovare maggiori dettagli sulle nostre guide:

1. Documento informatico – come compilare i metadati
2. Documento registro protocollo – come compilare i metadati

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