Conservazione PEC: cosa bisogna sapere
Dubbi sulla conservazione PEC?
Se non hai ancora chiarito tutti i dubbi circa gli obblighi di Conservazione Pec ci siamo noi per aiutarti.
Arancia Digitale è ormai da tempo affermato come uno dei più importanti operatori per il passaggio e la gestione dell’Amministrazione Digitale in Italia. La conservazione delle PEC con noi è semplice e completa, soprattutto a norma.
La conservazione digitale a norma dei messaggi di Posta Elettronica Certificata è inclusa nella nostra piattaforma di conservazione. Basta impostare i parametri e la conservazione delle PEC avviene automaticamente!
In questo articolo parleremo di PEC e di Conservazione PEC.
Cos’è la PEC?
La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è un particolare tipo di posta elettronica prevista dalla normativa italiana per mandare e-mail di cui sono garantite l’invio, la consegna e l’integrità. Da qui la valenza legale della PEC, equiparabile a un messaggio di posta raccomandata.
Il contenuto del messaggio è completamente garantito e non modificabile. Il Mittente riceve una ricevuta che attesta l’avvenuto invio del messaggio. Pertanto, non possiamo poi sentire frasi come “non è arrivato nulla”.
La PEC non è semplice corrispondenza. Tant’è che potrebbe rappresentare una prova in una qualsiasi sede giuridica.
La PEC si configura come documento informatico d’archivio. Secondo le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici le PEC devono essere conservate per 10 anni, e per farlo è necessario un servizio di conservazione accreditato AgID.
Come funziona la PEC?
La PEC è basata su particolari caselle appartenenti a domini DNS di Posta Certificata mantenuti da Gestori Accreditati da AgID – Agenzia per l’Italia Digitale. Uno dei requisiti fondamentali per diventare Gestori Accreditati AgiD consiste nel rispetto dei criteri stabiliti per legge al fine di preservare tutte le caratteristiche del servizio.
Nel processo di scambio di messaggi PEC, che può avvenire solo tra caselle PEC, sono coinvolti: il mittente, il gestore del mittente, il gestore del destinatario e il destinatario secondo il flusso di attività previsto dalla norma.
Tale flusso consente di “certificare” l’invio e la ricezione della PEC. Il gestore di posta del mittente fornisce una ricevuta firmata digitalmente che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio. Quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore del destinatario invia la ricevuta, firmata digitalmente, di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale.
Di tali attività il gestore ne tiene traccia presso i propri LOG (registri informatici delle operazioni relative alle trasmissioni effettuate mediante posta elettronica certificata) di cui ha l’obbligo di conservazione per trenta mesi (DPR 11 febbraio 2005, n.68 – Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3.).
PEC privati
La PEC per i privati non è obbligatoria. Molti servizi offrono PEC gratis, ma se non si hanno tanti rapporti con la Pubblica Amministrazione se ne può fare a meno. Può essere utile per trasmettere senza sforzi domande di partecipazione a concorsi o per inviare i reclami. Con la PEC puoi inviare tutte le raccomandate digitali che vuoi (ma meglio non esagerare). Le PA sono tra i soggetti obbligati ad avere un servizio di Posta Elettronica Certificata.
PEC obbligatoria per imprese e professionisti
La PEC è ormai obbligatoria per tutti fatta eccezione per i privati cittadini. Diventata uno strumento indispensabile per imprese e professionisti che intendono dialogare in modalità sicura e certificata, sia fra loro che con la Pubblica Amministrazione (PA). A maggior ragione considerato che la comunicazione in forma cartacea è stata abolita. D’altro canto, le PA devono garantire l’attivazione di un numero congruo di PEC in modo da garantire il corretto dialogo con il cittadino.
La PEC per le P.IVA sono utili perché riconducono al sito web dell’attività e consolida la presenza online. Ricordiamo che la conservazione dei messaggi e degli allegati deve durare 10 anni.
Il valore legale della PEC
Sapevi che un messaggio PEC, opportunamente conservato, ha lo stesso valore legale di una Raccomandata?
La PEC ha sì lo stesso valore legale di una raccomandata, ma ha anche gli stessi limiti! Infatti, come per le raccomandate con ricevuta di ritorno, la ricevuta di una PEC se opportunamente conservata certifica l’invio di un messaggio mail, ma non il suo contenuto. Praticamente, si dispone della prova di avere inviato una busta elettronica, ma non si ha la prova del testo e degli allegati in essa contenuta.
Sapevi che la stampa di un messaggio PEC e delle relative ricevute non ha alcun valore legale?
La stampa di un messaggio PEC e delle relative ricevute, non ha alcun valore legale! Non è una prova dell’invio o ricezione di una determinata comunicazione! Solamente la firma digitale del gestore PEC apposta sul messaggio e sulle ricevute ha valore legale. Ma la validità di tale firma è nel file digitale (e non nella sua stampa), ed è limitata a trenta mesi, trascorsi i quali la ricevuta perde di validità legale.
Sapevi che il tuo gestore conserverà il valore legale della tua PEC solo per 30 Mesi?
La legge Italiana obbliga i provider delle PEC alla conservazione del valore legale per i trenta mesi successivi dall’inizio delle comunicazioni.
Ecco solo alcuni provider di PEC:
- PEC Aruba
- PEC Intesi
- PEC Poste
- PEC Libero
- PEC Buffetti
Trascorsi questi 30 mesi, il file dei LOG (registro informatico delle operazioni relative alle trasmissioni effettuate mediante PEC) che dà valore legale alle tue comunicazioni, agli allegati ed alle relative ricevute andrà definitivamente perso.
L’ovvia conseguenza della perdita del file dei LOG della casella PEC è l’impossibilità di poter dimostrare legalmente una avvenuta comunicazione.
È qui che entra in gioco il ruolo della conservazione
Infatti, non esiste nessun obbligo di conservazione neanche nei confronti del mittente/destinatario della PEC. “Nell’ordinamento giuridico non esistono delle norme specifiche sulla conservazione a norma della Posta Elettronica Certificata” (come chiarito da AgID come FAQ già dal 31 ottobre 2013).
Conservazione a norma di mail e PEC
C’è una soluzione ed è semplice, pratica ed economica. Si tratta della Conservazione a norma di mail e PEC.
Questo versatile e semplice strumento permette la conservazione a norma delle vostre email ordinarie e della vostra posta elettronica certificata, anche se proveniente da diverse caselle, senza mai perderne mai il valore legale.
La conservazione digitale è l’unico mezzo per garantire la continua disponibilità di una copia non alterabile del messaggio PEC, del suo contenuto, dei suoi allegati e della sua firma. Grazie alla conservazione digitale sarà possibile recuperare anche un messaggio, con relativi allegati, accidentalmente cancellato dalla casella PEC.
Con la conservazione digitale le email PEC non perderanno mai il proprio valore legale.
Affidati ai migliori
Il team di Arancia Digitale è a tua disposizione per qualsiasi dubbio. Siamo conservatori accreditati AgID. Clicca qui per maggiori informazioni.
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