Conservazione Digitale e le nuove Linee guida AgID: cosa sapere
Le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono entrate in vigore il 1° gennaio 2022 e valgono sia per le pubbliche amministrazioni che per i privati. Le nuove Linee Guida AgiD hanno come obiettivo principale l’aggiornamento delle regole tecniche definite dal D.lgs.82/2005, il quale disciplinava il quadro normativo ma soprattutto tecnologico. C’è dietro dunque lo scopo di creare un unico riferimento normativo, fornendo linee guida comprensibili sui tre macro ambiti: formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Novità Linee Guida AgID 2022
Partiamo con le abrogazioni. Con le Linee Guida AgID del 1° gennaio 2022 vengono abrogati i seguenti DPCM:
- Conservazione e DPCM 13 novembre 2014;
- DPCM 3 dicembre 2013 e protocollo;
- DPCM 3 dicembre 2013; fanno eccezione le seguenti disposizioni:
- art. 2 comma 1, Oggetto e ambito di applicazione;
- art. 6, Funzionalità;
- art. 9, Formato della segnatura di protocollo;
- art. 18 commi 1 e 5, Modalità di registrazione dei documenti informatici;
- art. 20, Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi;
- art. 21, Informazioni da includere nella segnatura.
Viene abrogata anche la circolare AgID n.60 del 23 gennaio 2013 e sostituita dall’allegato 6 “comunicazione tra AOO di documenti amministrativi protocollati”. Cosa comporta ciò? Come possiamo immaginare, la comunicazione: è possibile utilizzare la posta elettronica come mezzo di comunicazione solo nei casi in cui le AOO (Aree Organizzative Omogenee) non abbiano ancora provveduto ad adottare gli strumenti necessari per i WS SOAP (protocolli per lo scambio di messaggi tra componenti software).
Passiamo adesso alle vere e proprie novità delle Linee Guida AgID 2022:
Nuovo modello organizzativo
Alle aziende spetta il compito di nominare il responsabile della conservazione, anche nei casi in cui il processo di conservazione venga svolto da un conservatore esterno qualificato da AgID (come noi di Arancia-ICT). Nelle Linee Guida AgID si specifica: “Qualora i servizi di conservazione siano erogati in modalità cloud, il servizio deve essere qualificato come previsto dalla Circolare Agid n. 3 del 9 aprile 2018 e, conseguentemente, essere presente nel “Catalogo dei servizi Cloud per la PA qualificati” pubblicato sul sito di Agid”.
Il responsabile della conservazione può essere svolto da:
- Una persona fisica all’interno dell’azienda (se non viene specificato nessun viene considerato il legale rappresentante o il responsabile amministrativo o il responsabile IT o il responsabile della transizione digitale);
- Una persona esterna all’azienda, purché terza rispetto al Soggetto Conservatore. Questo ultimo caso vale solo per i privati.
Nelle Pubbliche Amministrazioni, il responsabile della conservazione è un ruolo previsto dall’organigramma del Titolare dell’oggetto di conservazione. Deve trattarsi necessariamente di un dirigente o di un funzionario interno in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. Tuttavia, tale ruolo può essere svolto anche dal responsabile della gestione documentale o dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.
Piccola eccezione
L’unica attività non delegabile verso un conservatore esterno, da parte del responsabile della conservazione, è quella di predisporre il manuale di conservazione.
Pacchetti di versamento
Nella PA il produttore dei Pacchetti di versamento è svolto da persona interna alla struttura organizzativa.
Piccolo ripasso: cosa sono i Pacchetti di versamento – PdV?
I PdV permettono la gestione digitale dei documenti; equivalgono a un deposito di dati digitali che possono essere archiviati attraverso sistemi di conservazione digitale. Questi dati digitali possono riguardare fatture elettroniche, atti amministrativi, scritture contabili, fascicoli e qualunque altro documento digitale.
Per maggiori info sui PdV, su come danno il meglio con il nostro sistema di conservazione digitale, ti invitiamo a consultare la nostra guida.
Nuovi Metadati
Vengono introdotti nuovi metadati (Allegato 5 delle Linee Guida AgID) con la finalità di favorire la trasparenza e l’interoperabilità dei documenti informatici tra vari sistemi di conservazione, ma soprattutto la certificazione di processo.
L’attività di indicizzazione, individuazione e ricerca è agevolata dalla definizione di metadati legati:
- alla tipologia – “Tipologia documentale” o “Tipologia fascicolo”;
- alla registrazione – “Dati registrazione”;
- all’Oggetto – “Chiave descrittiva”;
- alla Classificazione – “Classificazione”;
Nell’ambito degli archivi digitali, i metadati sono le informazioni di cui bisogna dotare il documento informatico. Ne descrivono il contenuto, nonché la struttura, e servono essenzialmente per poter gestire nel tempo i documenti informatici. Nel corso di vita dei documenti i metadati possono registrare le modifiche, i trasferimenti, le copie, le modalità della sua conservazione.
Certificazione di processo
Migliore definizione delle modalità operative per ottenere la certificazione di processo che garantisce, in caso di dematerializzazione massiva di documenti analogici, la corrispondenza del contenuto e della forma della copia informatica con l’originale analogico.
Si sottolineano due caratteristiche peculiari per quanto riguarda i documenti informatici:
- Eliminate le opzioni di “apposizione di una validazione temporale”;
- Introduzione, accanto la PEC, il servizio elettronico di recapito certificato qualificato ai sensi del regolamento europeo 910/2014 (eIDAS)
Da UNI-SINCRO:2010 a UNI-SINCRO:2020
Aggiornamento dello standard UNI-SINCRO:2010 con lo standard UNI-SINCRO:2020 per la creazione dei pacchetti di archiviazione, al fine di garantire supporto all’interoperabilità di dati e sistemi;
Misure di sicurezza
Aggiornamenti sulle misure di sicurezza, le quali devono essere conformi alle norme europee sulla protezione dei dati personali (Regolamento 679/2016) e alle misure minime di sicurezza ICT emanate dall’AgID con circolare del 18 aprile 2017, n. 2/2017.
Manuale della conservazione
Le nuove Linee Guida prevedono, per ogni Cliente, la redazione di un proprio Manuale della Conservazione, non essendo tale adempimento delegabile al Conservatore;
Il manuale della conservazione deve riportare:
- Le procedure attraverso cui un documento viene versato in conservazione;
- le caratteristiche del sistema IT;
- le misure di sicurezza e di cybersecurity adottate per proteggere i flussi documentali;
- le misure adottate per proteggere i documenti adottati;
- le persone coinvolte, i ruoli e le responsabilità;
Scrivere il Manuale della Conservazione
Ribadiamo innanzitutto un concetto essenziale: il Responsabile della Conservazione non può essere il conservatore. Il Manuale della Conservazione va redatto e firmato dal Responsabile della Conservazione, che, come abbiamo ribadito, può essere interno all’azienda o esterno all’azienda (solo per i privati, con nessun collegamento con il conservatore).
All’interno del paragrafo 4.5 delle Linee Guida AgID troviamo il seguente testo: “predispone (il responsabile della conservazione) il manuale di conservazione […] e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Aggiornare dunque il Manuale della Conservazione è un’attività prioritaria, da non sottovalutare. L’obiettivo è quello di avere un sistema solido, inattaccabile da ogni punto di vista e che garantisca la fruizione dei documenti digitali sia sotto il profilo hardware che software, secondo quanto stabilito dalla normativa vigente.
Il Manuale della Conservazione è un documento informatico.
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Arancia ICT, in qualità di Responsabile del servizio di Conservazione, ha adeguato i propri sistemi ai nuovi requisiti dettati dall’AgID.
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