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Domande sulla Conservazione Digitale

È obbligatoria la conservazione delle fatture elettroniche?

Si, per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.

Quando si effettua la conservazione delle fatture elettroniche?

La conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi (Risoluzione n.46/E del 10/4/2017 dell’Agenzia delle Entrate).

Il servizio di conservazione di Arancia Digitale garantisce che la conservazione venga effettuata entro i termini previsti dalla normativa vigente.

Quali documenti fiscali conservare digitalmente?

Tutti! Si, proprio tutti: oltre alle fatture elettroniche la cui conservazione digitale è obbligatoria, si può evitare la stampa e la conservazione in cartaceo per i 5+5 anni previsti dalla Legge, di tutti i documenti contabili, quali ad esempio:

  • i documenti di trasporto;
  • i registri IVA;
  • il libro giornale;
  • il libro mastro;
  • il libro cespiti;
  • il libro inventari;
  • i vari modelli dichiarativi, comunicatevi e quelli di versamento come F24 E F23
  • libro giornale;
  • scritture ausiliarie di magazzino;
  • modelli di pagamento F23 e F24;
  • libri sociali;
  • bilancio e documenti annessi;
  • Documenti di Trasporto;
  • ricevute e scontrini fiscali;
  • registro di protocollo.

Ma oltre ai documenti contabili, possono essere conservati i documenti di qualsiasi natura.

Ma attenzione: conservare digitalmente i documenti non vuol dire semplicemente archiviare i PDF! Occorre avvalersi di un servizio di conservazione documentale a norma di Legge come quello offerto da Arancia Digitale. Clicca qui per maggiori dettagli.

Conservazione della casella PEC

La stampa di un messaggio PEC e delle relative ricevute non ha alcun valore legale. Non è una prova dell’invio o ricezione di una determinata comunicazione. Solamente la firma elettronica del gestore di PEC apposta sul messaggio e sulle ricevute ha valore legale. Ma la validità di tale firma è nel file digitale (e non nella sua stampa), e – soprattutto, è limitata a trenta mesi, trascorsi i quali la ricevuta perde di validità legale.

Con la conservazione digitale dei messaggi PEC è possibile protrarne nel tempo il valore legale.

La conservazione digitale è l’unico mezzo per garantire la continua disponibilità di una copia non alterabile del messaggio PEC, del suo contenuto, dei suoi allegati e della sua firma.

Maggiori approfondimenti: Conservazione PEC: cosa bisogna sapere.

Come sapere se un soggetto è un conservatore accreditato?

Tutti i conservatori accreditati sono presenti in un elenco pubblico e disponibile sul sito di AgID alla pagina: https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/conservazione/conservatori-accreditati

Arancia ICT è un conservatore accreditato AgID già dal 2015.

Ho dei dubbi su alcune funzionalità della piattaforma. Che faccio?

Consulta le nostre guide dettagliate, ricche di figure esplicative, o dai un’occhiata alle domande frequenti servizi.

Come si conservano le fatture elettroniche?

Per conservazione elettronica, non si intende la memorizzazione sul PC delle fatture elettroniche, ma di un processo specifico, normato dalle Linee Guida AgID, che garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei file conservati.

È possibile conservare a norma le fatture elettroniche usufruendo dei servizi offerti da conservatori accreditati, come il servizio di conservazione offerto da Arancia Digitale, o del servizio di conservazione messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Cosa fare se i documenti non sono stati conservati entro il termine di legge?

Bisogna provvedere alla conservazione quanto prima possibile, anche se il termine per l’invio in conservazione è scaduto.

È possibile consultare i documenti conservati?

Assolutamente sì! Mediante l’attività di consultazione definita “Esibizione” è possibile esportare copia dei documenti conservati o dell’intero archivio che contiene i documenti.

Il servizio di conservazione digitale di Arancia Digitale consente di esportare in tempo reale sia copia del singolo documento che dell’intero archivio garantendo la disponibilità immediata dei documenti.

Cos’è un conservatore accreditato AgID?

Un conservatore accreditato AgID è un soggetto, pubblico o privato, che nel rispetto dei requisiti di accreditamento specificati nella Circolare n. 65/2014 (G.U. n. 89 del 16/04/2014),  ha dimostrato di essere in possesso di:

  • affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere l’attività di conservazione
  • personale dotato delle conoscenze specifiche, dell’esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti;
  • procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate;
  • sistemi affidabili e sicuri di conservazione di documenti informatici realizzati e gestiti in conformità alle disposizioni e ai criteri, standard e specifiche tecniche di sicurezza e di interoperabilità contenute nelle regole tecniche previste dal CAD;
  • adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riservatezza, l’autenticità, l’immodificabilità, l’integrità e la fruibilità dei documenti informatici oggetto di conservazione.

Il conservatore accreditato è anche sottoposto ad attività di vigilanza da parte di AgID.

Dimostrando di possedere requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, AgID riconosce al conservatore accreditato la possibilità di svolgere attività di conservazione sia ai soggetti privati che alle pubbliche.

Il servizio di conservazione digitale di Arancia Digitale offre sia al privato che alla pubblica amministrazione la sicurezza di affidare i propri documenti ad un conservatore accreditato che ha realizzato un sistema per la conservazione rispondente alla normativa e ha adottato un modello di gestione come richiesto da AgID.

È obbligatoria la conservazione digitale per la Pubblica Amministrazione?

La Pubblica Amministrazione è obbligata a conservare tutti i documenti formati nell’ambito della loro azione amministrativa. Inoltre, a partire dall’11 ottobre 2015, le pubbliche amministrazioni sono tenute a inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva.

Conservazione del registro protocollo

Il processo di conservazione del registro protocollo si compone dei seguenti steps:

  1. Creazione del file “registro giornaliero di protocollo” secondo una struttura che ne garantisca immodificabilità e staticità (es.pdf/A)
  2. Associazione al file dei metadati, ossia un insieme di dati (ergo, informazioni) associati a un documento informatico utili per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel Sistema di Conservazione
  3. Produzione del pacchetto di versamento, ossia di un pacchetto costituito dai file da conservare e dai metadati ad essi relativi)
  4. Invio del pacchetto di versamento al sistema di conservazione
  5. Ricezione del rapporto di versamento, ossia l’attestazione dell’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento
  6. Verifica del buon esito del versamento

FAQ conservazione digitale

Arancia ICT, conservatore accreditato AgID, può sostenere la PA nella gestione dell’intero processo di implementazione del protocollo informatico, grazie al nostro servizio di Gestione documentale, e alla conservazione digitale a norma. Due soluzioni integrate tra loro per semplificare il processo di produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo.

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