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Domande sulla Gestione Documentale/Protocollo Informatico

Cos’è la gestione documentale?

La gestione di un flusso documentale consente di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni.

La gestione documentale nello specifico consente:

  • la registrazione di protocollo,
  • l’assegnazione,
  • la classificazione,
  • la fascicolazione,
  • il reperimento e
  • la conservazione dei documenti informatici.

Che cos’è la segnatura di protocollo?

Contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo, deve avvenire la segnatura di protocollo, ossia l’apposizione, o l’associazione all’originale del documento, delle informazioni riguardanti il documento stesso.

La segnatura di protocollo consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.

segnatura protocollo

Ecco un esempio di come si presenta un’etichetta di segnatura di protocollo apposta su un documento.

L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.

È obbligatorio il protocollo informatico?

Si, l’11 ottobre 2015, è scattato per le Pubbliche Amministrazioni l’obbligo di adeguamento al DPCM 3 dicembre 2013 che prescrive l’obbligatorietà dell’implementazione del protocollo informatico per la gestione dei documenti informatico.

A partire dalla stessa data, le Pubbliche Amministrazioni sono tenute, ad inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva.

Per i privati, invece, l’adozione di un protocollo informatico è una scelta e non un obbligo, ma i notevoli vantaggi ottenibili e la digitalizzazione che impatta sempre più su ogni aspetto della vita di un’azienda, stanno determinando il progressivo abbandono del documento cartaceo in favore del documento informatico e, la conseguente, necessità di servirsi di supporti informatizzati per la gestione del flusso documentale.

Per maggiori informazioni invitiamo ad approfondire con il nostro articolo: Dematerializzazione dei documenti: cosa sapere?

In cosa consiste l’attività di classificazione?

La classificazione è l’operazione finalizzata all’organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze dell’amministrazione.

Essa è eseguita in base al Titolario di classificazione, o semplicemente Titolario, ossia lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti in titoli, classi, sottoclassi, categorie e sottocategorie o, più in generale, in voci di I livello, II livello, III livello.

Mediante la classificazione si assegna al documento, oltre al codice completo dell’indice di classificazione (titolo, classe, sottoclasse) anche il numero del fascicolo e, eventualmente, del sottofascicolo.

L’attività di classificazione garantisce di reperire rapidamente i documenti oltre a consentirne l’immediata contestualizzazione interpretativa.

In cosa consiste l’attività di Reperimento?

I documenti registrati nel sistema di protocollo informatico devono essere consultati e reperiti all’occorrenza. Mediante il motore di ricerca del sistema informativo e con l’ausilio di filtri di ricerca incentrati sul documento e/o sulla classificazione e fascicolazione, l’attività di reperimento garantisce l’accesso, in modifica e/o in consultazione, del documento di interesse.

Cosa vuol dire “Protocollare”?

“Protocollare” un documento vuol dire registrare tale documento in un registro, ovvero il Registro di Protocollo e associare ad esso, in maniera immodificabile, informazioni univoche che possano identificarlo in maniera certa. Tali informazioni, c.d. metadati, sono (come da art. 53 comma 1 del DPR 445/20000 TU):

  • numero di protocollo del documento;
  • data di registrazione di protocollo;
  • mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti;
  • oggetto del documento;
  • l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto;
  • data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili.

Quali sono i documenti da protocollare?

È obbligatorio protocollare tutti i documenti ricevuti e spediti da una Pubblica Amministrazione (art. 53 comma 5 del DPR 445/20000 TU). Anche i documenti ad esclusiva rilevanza interna devono essere protocollati, i cosiddetti documenti “interni”.

Non è obbligatorio protocollare:

  • gazzette ufficiali, bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione;
  • materiali statistici e materiali pubblicitari;
  • inviti a manifestazioni
  • tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare (come le fatture[1] )

[1] Poiché le fatture rientrano tra i documenti informatici soggetti a registrazione particolare non è obbligatoria la registrazione nel Registro Protocollo e sono da repertoriare con un numero progressivo.

In cosa consiste l’attività di assegnazione?

L’attività di assegnazione di un documento è successiva alle operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo e consiste nell’assegnazione del documento ad uno o più soggetti e/o ad uno o più uffici dell’amministrazione.

L’assegnazione può essere per “competenza” o “per conoscenza”, differenziando la possibilità che il documento assegnato possa essere modificato o soltanto visualizzato dall’assegnatario.

In cosa consiste l’attività di Fascicolazione?

Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico e/o classificati sono riuniti in fascicoli.

Ogni documento, dopo la classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento.

Un fascicolo raccoglie documenti afferenti allo stesso procedimento e viene “aperto” all’avvio di un nuovo procedimento, specificandone alcune informazioni essenziali, quali:

  • indice di classificazione (cioè titolo, classe, sottoclasse, categorie e sottocategorie);
  • numero del fascicolo;
  • oggetto del fascicolo;
  • data di apertura del fascicolo.

Al termine del procedimento o con l’esaurimento dell’affare, il fascicolo viene “chiuso” non permettendo l’inserimento di nuovi documenti. Al fascicolo chiuso viene aggiunto il metadato “data di chiusura”.

In cosa consiste l’attività di Conservazione?

La Pubblica Amministrazione è obbligata a conservare tutti i documenti formati nell’ambito della loro azione amministrativa. Inoltre, a partire dall’11 ottobre 2015, le pubbliche amministrazioni sono tenute a inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva.

Il processo di conservazione del registro protocollo si compone dei seguenti steps:

  1. Creazione del file “registro giornaliero di protocollo” secondo una struttura che ne garantisca immodificabilità e staticità (es.pdf/A)
  2. Associazione al file dei metadati, ossia un insieme di dati (ergo, informazioni) associati a un documento informatico utili per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel Sistema di Conservazione
  3. Produzione del pacchetto di versamento, ossia di un pacchetto costituito dai file da conservare e dai metadati ad essi relativi)
  4. Invio del pacchetto di versamento al sistema di conservazione
  5. Ricezione del rapporto di versamento, ossia l’attestazione dell’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento
  6. Verifica del buon esito del versamento

conservazione protocollo informatico

Arancia ICT, conservatore accreditato AgID, può sostenere la PA nella gestione dell’intero processo di implementazione del protocollo informatico, grazie al nostro servizio di Gestione documentale, e alla conservazione digitale a norma. Due soluzioni integrate tra loro per semplificare il processo di produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo.

Maggiori info sull’attiva di conservazione sulle nostre FAQ Conservazione Digitale.

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