Blog

La fatturazione elettronica e la conservazione digitale che potrebbero usare anche i bambini

Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica, già divenuta obbligatoria per le pubbliche amministrazioni a partire dal 2014, diventa obbligatoria sia per le operazioni B2B (Business to Business), sia per le operazioni B2C (Business to Consumer).

Inoltre, a partire dal 1° luglio 2022, l’obbligo di fatturazione elettronica si estenderà anche per i contribuenti in regime forfetario. Da non dimenticare coloro che nell’anno precedente hanno percepito ricavi o compensi superiori a € 25.000.  L’obbligo si estenderà il 1° gennaio 2024 a tutti gli altri forfettari e minimi fino a quel momento esonerati. 

Dato il lungo periodo di attività che ci contraddistingue in questo campo, vogliamo condividere la nostra esperienza presentando le risposte ai quesiti che ancora si pongono moltissimi fornitori quando si trovano vis à vis con la fatturazione elettronica.

Partiamo dall’inizio. Tutt’ora non è chiaro cosa sia una fattura elettronica

1. La fattura elettronica è una fattura il cui contenuto è rappresentato in un file XML (eXtensible Markup Language) che segue uno specifico formato, il formato della FatturaPA;
2. Dal 1° gennaio 2021 è diventato obbligatorio emettere fatture elettroniche utilizzando i nuovi tracciati record della fattura elettronica, definiti dalle specifiche tecniche 1.6.
3.  
4. Alla fattura elettronica viene apposta una firma digitale;
5. La fattura elettronica è una fattura dematerializzata il cui invio è vincolato alla presenza del “codice destinatario”.

Non essendo alla portata di tutti creare un file XML nel formato FatturaPA, sono state sviluppate soluzioni per semplificarne la creazione, come la piattaforma per la Fatturazione Elettronica di Arancia Digitale. La soluzione di Arancia Digitale mediante il solo inserimento delle informazioni (tra cui il Codice Destinatario) in una struttura già impostata, genera la fattura elettronica e non richiede l’acquisto della firma digitale in quanto le fatture vengono firmate dal sistema stesso, in qualità di intermediario. 

Cosa accade dopo l’invio di una fattura elettronica? C’è vita dopo l’invio?

Sì, c’è vita! o meglio… c’è SDI! SDI, Sistema di interscambio, è un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate, attraverso il quale avviene la trasmissione delle fatture elettroniche. Tutte le fatture XML in formato fatturaPA passano per SDI, che effettua dei controlli prima di inviarle alla PA destinataria o al destinatario privato. Se l’esito di una fattura è “SCARTATO” sappiate che non ha superato i controlli del SDI, di conseguenza, non è mai stata ricevuta dal destinatario.

Cosa accade alle fatture elettroniche una volta consegnate?

Il destino delle fatture elettroniche, nel caso di destinatario PA, si decide in 15 giorni! Questo è il tempo a disposizione della pubblica amministrazione per emettere un esito di accettazione o rifiuto. Trascorsi i 15 giorni di tempo a disposizione senza l’emissione dell’esito, la fattura assume lo stato di “Decorrenza dei termini”. Ma non è detto che sia finito tutto qui! Se la fattura elettronica in “Decorrenza dei termini” è corretta, la PA provvederà al pagamento. Viceversa, contatterà il fornitore, il quale dovrà emettere una nota di credito e, successivamente, una nuova fattura.

Cosa farne delle fatture elettroniche?

Le fatture elettroniche essendo dei documenti nativi digitali, secondo l’attuale legislazione, devono essere obbligatoriamente sottoposti alla conservazione digitale a norma (conservazione fatture elettroniche) per 10 anni presso un conservatore qualificato AgID. Un conservatore accreditato AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) è un soggetto che svolge attività di conservazione dei documenti informatici. Esso è sottoposto al rispetto di una complessa normativa, le linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che garantisce che la piattaforma informatica di conservazione documentale sia rispondente ai requisiti di Legge. Garantisce, inoltre, che il servizio reso sia costantemente monitorato e controllato dall’Agenzia.

Arancia ICT, fornitore della suite di servizi Arancia Digitale, è un conservatore qualificato AgID. Per quanto riguarda la gestione della contabilità è sufficiente, ma esclusivamente per tale circostanza, inviare una copia delle fatture al proprio consulente.

Sulla base della nostra esperienza, ci permettiamo di dare alcuni consigli:

1. affidarsi ad un fornitore di servizi di fatturazione elettronica che garantisca un’assistenza efficace ed efficiente. Per noi l’assistenza è fondamentale, infatti, i nostri operatori hanno l’esperienza tecnica e normativa per garantire sempre una soluzione;
2. se la propria esperienza non consente la gestione del processo di fatturazione elettronica, è necessario DELEGARE! Non bisogna improvvisare o provare, ma delegare la gestione ai professionisti. Il nostro servizio Fattura Easy prevede, ad esempio, che ci venga inviata una bozza della fattura e l’operatore penserà a tutto delegando l’intero processo di fatturazione elettronica. Consulta il nostro listino prezzi per le imprese private e i professionisti: clicca qui.

Alcuni suggerimenti per la compilazione della Fattura Elettronica verso la PA

Campi obbligatori per la Fattura elettronica

• codice destinatario, necessario per il corretto invio e recapito della fattura elettronica
• la data di emissione,
• il numero progressivo che permette di identificarla in modo univoco,
• i propri dati e del cliente,
• i beni o i servizi offerti,
• l’importo,
• l’IVA (se prevista) il bollo (se presente)
• il tipo documento

Non preoccuparti se è la tua prima fattura elettronica alla pubblica amministrazione o ad un privato… ti aiutiamo noi!

La nostra assistenza gratuita (call-center e supporto al cliente) ti seguirà nel processo di compilazione della prima fattura e ti aiuterà tutte le volte che avrai dubbi o perplessità.

Affidati ai migliori

Leggi anche: Obbligo fattura elettronica: cosa sapere | Codice Destinatario e Codice Univoco: differenze

Il team di Arancia Digitale è a tua disposizione per qualsiasi dubbio. Il nostro sistema di Fatturazione Elettronica è semplice, veloce e a norma. Clicca qui per maggiori informazioni.

Scopri i nostri servizi o prenota una consulenza. Saremo felici di aiutarti: Contattaci.