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fattura elettronica tra privati
Fattura Elettronica

Fattura elettronica tra privati B2B: cosa sapere

Se non hai ancora chiarito tutti i dubbi circa l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, scattato dal 1° gennaio 2019, leggere questo articolo ti aiuterà. Per fatturazione elettronica tra privati, o fatturazione business to business (B2B), si intende l’emissione in modalità elettronica di un documento a valenza fiscale, relativo all’acquisto di un bene o di una prestazione, e scambiato tra privati (tra imprese, artigiani, professionisti, etc…, ovvero tra due operatori IVA).

Per saperne di più ti rimandiamo al nostro articolo dedicato: Obbligo fattura elettronica: cosa sapere.

In sostanza, la Fattura Elettronica tra privati B2B sostituisce la classica fattura cartacea utilizzata dai fornitori nei confronti dei Clienti per la cessione di beni e/o servizi.

Cosa significa “emissione in modalità elettronica”? Vuol dire che la fattura dovrà essere:

  1. prodotta come file XML (non altri formati, doc, xls, pdf, …);
  2. trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI, gestito dalla SOGEI per conto dell’Agenzia delle Entrate) e
  3. recapitata dal SdI al destinatario (ovvero il cliente);
  4. conservata digitalmente a norma di Legge (ovvero non semplicemente archiviandola nella cartella del proprio PC).

Così come per le fatture alla pubblica amministrazione, anche le fatture tra privati viaggiano tramite SDI, il Sistema d’Interscambio, in formato esclusivamente elettronico.

Abbiamo analizzato il provvedimento del 30 aprile 2018 (89757/2018) e la circolare n. 8/E dell’Agenzia delle Entrate (AdE) per capire, nel dettaglio, come gestire gli aspetti che regolano la fatturazione elettronica tra privati.

Il 20 aprile 2020 l’Agenzia delle Entrate è intervenuta con un provvedimento per aggiornare le specifiche tecniche della fatturazione elettronica, al fine di di ottenere una dichiarazione IVA precompilata dal Sistema di Interscambio (SdI). Per tale motivazione, a partire dal 1° gennaio 2021 è divenuto obbligatorio l’utilizzo del nuovo tracciato XML, al quale sono stati aggiunti diversi codici per descrivere la tipologia di documento, la natura dell’operazione o il tipo di ritenuta.

1. Modalità di produzione

Rimarcando che la fattura elettronica è un file in formato XML caratterizzato da specifiche informazioni e non una fattura in PDF da inviare via mail, la predisposizione del file della fattura può essere effettuata mediante i sistemi informatici messi a disposizione dall’ AdE (procedura web, app e software da installare su PC) o mediante software propri o di un intermediario (quale ad esempio Arancia-ICT tramite i servizi Arancia Digitale).

2. Modalità di trasmissione

Una volta generata la fattura elettronica, questa deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio (SDI). Per effettuare la trasmissione, è possibile utilizzare gli stessi sistemi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate per la produzione delle fatture elettroniche, una PEC o dei sistemi di interazione automatizzata (sistemi “web service” e “FTP”) tra un sistema informatico, proprio o di un intermediario (es: Arancia-ICT), e il SDI.

Questi sistemi devono essere abilitati dal SdI, abilitazione che si ottiene mediante un processo di “accreditamento”.

Non serve più la firma elettronica

Per ogni fattura trasmessa, SdI calcola un codice alfanumerico che caratterizza in maniera univoca il file, l’hash. Si palesa, dunque, la possibilità di inviare fatture elettroniche senza la necessità di firmarle digitalmente, in quanto è lo stesso SdI a garantire, mediante l’hash, l’identificazione certa.

I controlli sulle fatture elettroniche

Inoltre, il SdI, per ogni fattura trasmessa, prima dell’inoltro al destinatario ed entro 5 giorni, effettua una serie di controlli in merito alla presenza delle informazioni obbligatorie, alla validità delle informazioni (es. P.IVA esistente) e alla coerenza delle informazioni (coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota IVA e dell’imposta).

Le notifiche di esito

In caso di mancato superamento dei controlli, la fattura è scartata e il SdI invierà al trasmittente della fattura una “notifica di scarto”. La fattura è da considerarsi non emessa.

Viceversa, in caso di superamento dei controlli, la fattura è da considerarsi emessa. Il SdI restituirà al soggetto trasmittente due tipologie di notifiche, in funzione dello stato del recapito:

  • notifica di consegna“, che indica il buon esito del processo sia di controllo che di recapito; dunque, la fattura è stata consegnata al destinatario;
  • notifica di mancata consegna“, che indica il buon esito del processo di controllo ma l’impossibilità di recapito. In questo caso la fattura è considerata emessa, ma non è stato possibile recapitare la fattura al destinatario per indisponibilità dell’indirizzo telematico di ricezione o perché tale indirizzo non è stato indicato in fattura (Codice Destinatario: 0000000); pertanto, occorre avvisare il destinatario dell’accaduto inviando per email la copia della fattura.

Sono state eliminate nel processo di fatturazione elettronica B2B, le notifiche emesse dal destinatario della fattura, ossia la notifica di accettazione, di decorrenza termini e di non accettazione.

3. Modalità di recapito

Anche per la ricezione, se si utilizza il sistema informatico di un intermediario, quest’ultimo deve essere abilitato dal SdI, abilitazione che si ottiene sempre mediante processo di “accreditamento”. Al termine del processo di accreditamento il SdI associa al sistema intermediario, che si occupa di ricevere le fatture, un “Codice Destinatario”, come quello delle pubbliche amministrazioni (codice IPA) ma costituito da 7 caratteri alfanumerici anziché 6.

Per saperne di più sul codice destinatario ti rimandiamo al nostro articolo: Codice Destinatario e Codice Univoco: differenze.

La fattura elettronica trasmessa al SdI verrà recapitata al cessionario/committente (destinatario della fattura). Ma come fa il SdI a recapitare la fattura?

Registrazione “Indirizzo telematico”

Se il destinatario ha registrato presso l’AdE (presso uno sportello fisico o mediante un modulo on-line) un “indirizzo telematico“, ossia un canale preferito per la ricezione delle fatture, che può essere una PEC o un Codice Destinatario (associato ad un sistema informatico, proprio o di un intermediario, accreditato presso il SdI), in fattura basterà indicare l’anagrafica del destinatario e SdI recapiterà la fattura al suo indirizzo telematico.

Assenza dell’Indirizzo telematico”

Se il destinatario non ha registrato presso l’AdE un “indirizzo telematico”, in fattura dovrà essere indicato, oltre all’anagrafica del destinatario, uno dei seguenti parametri:

  • il “Codice destinatario”, se il destinatario si avvale di un sistema informatico, proprio o di un intermediario, accreditato presso il SdI;
  • il codice “0000000” insieme all’indirizzo PEC del destinatario;
  • il codice “0000000” insieme al codice fiscale del destinatario;
  • solo il codice “0000000” per un destinatario in “regime di vantaggio”;
  • solo il codice “0000000” per un destinatario di cui non si conosce l’indirizzo PEC o il “codice destinatario”.

Area riservata sul sito web dell’AdE

Per ogni caso in cui il SdI non riesce a recapitare la fattura elettronica al destinatario (es. casella PEC piena, codice destinatario non valido) e nel caso di destinatario in “regime di vantaggio”, SdI depositerà la fattura in un’area riservata al destinatario sul sito web dell’AdE. Il trasmittente della fattura, invece, nella propria area riservata, ne troverà un duplicato informatico.

4. Conservazione Digitale a norma

Così come le fatture elettroniche alla PA, anche le fatture elettroniche tra privati, essendo dei documenti “nativi digitali”, devono essere obbligatoriamente sottoposte alla conservazione digitale a norma. E per entrambe le tipologie di fatture elettroniche, l’AdE mette a disposizione il servizio gratuito di conservazione. Bisogna solo valutare la ragionevolezza di questa scelta poiché, ad esempio, in caso di contenzioso con l’autorità fiscale, i documenti sarebbero conservati presso lo stesso Ente adibito al controllo fiscale.

5. Scegliere un sistema informatico per la Fatturazione B2B

Abbiamo citato numerose volte la possibilità di affidare la produzione, la trasmissione e la ricezione delle fatture ad un sistema informatico. Ma perché optare per questa scelta?

I sistemi informatici che si basano su un’interazione (canale di comunicazione) con SdI “web service” o “FTP” prevedono un colloquio totalmente automatizzato con il SdI. Sono canali a cui il SdI associa un “Codice destinatario” e il cui utilizzo produce notevoli vantaggi, quali:

  • Produzione rapida della fattura attraverso automatismi che permettono di ottenere una compilazione semiautomatica;
  • Trasmissione e recapito delle fatture sempre possibile, contrariamente, ad esempio, alla casella PEC che può saturare la propria capacità e impedire l’invio e la ricezione delle fatture;
  • Rapida visualizzazione dello stato delle fatture: utilizzare la PEC come strumento di trasmissione e ricezione richiede la verifica di ogni notifica ricevuta per riuscire a determinare lo stato delle fatture;
  • Gestione dell’intero processo di fatturazione: produzione, trasmissione e/o recapito, conservazione delle fatture elettroniche possono essere gestiti mediante un unico applicativo.

Il servizio di fatturazione di Arancia Digitale è basato su un’interazione “certificata” con SdI di tipo “web service”. È pensato per la gestione dell’intero processo di fatturazione tra privati e verso la PA ed è nativamente integrato con il servizio, del tutto automatizzato, di conservazione digitale di Arancia Digitale. E per norma intendiamo che sono conservati, nel rispetto della vigente normativa, presso il conservatore accreditato AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) Arancia-ICT Srl.

Agid

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