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Registro protocollo
Gestione Documentale

Cos’è il Registro Protocollo? Produrlo e conservarlo senza problemi

Cos’è e a cosa serve il registro protocollo?

Il registro protocollo ha il compito di rendicontare tutti i documenti in entrata e uscita dall’ente ma anche i documenti gestiti e scambiati internamente all’ente. Non importa se siano cartacei o in formato digitale: vanno registrati. Si tratta di uno strumento essenziale per la gestione documentale. Seppure solo le Pubbliche Amministrazioni siano obbligate a utilizzare questo strumento, il suo utilizzo si sta diffondendo sempre di più in realtà private.

Già a partire dal 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a farne uso. Le PA sono state protagoniste di una vera e propria rivoluzione digitale – partendo dall’obbligo di fatturazione elettronica. Proprio la spinta digitale intende rivedere interi processi organizzativi, documentali, lavorativi. Oggi, infatti, ha più senso parlare di digitalizzazione del Registro di Protocollo informatico.

La storia del registro di protocollo risale all’epoca napoleonica, ma manco a dirlo oggi ha abbandonato la sua natura cartacea per una natura digitale mediante appositi software di protocollo informatico.

Ma a cosa serve? La funzione del protocollo è molto semplice: permette di dimostrare a terze parti (organi di vigilanza, responsabili, colleghi) che uno specifico documento è stato ricevuto spedito o gestito dall’ente in una determinata data e i soggetti coinvolti nel flusso documentale.

Come produrre e conservare a norma il registro protocollo?

Protocollo informatico privati

Per quanto riguarda il settore privato, sebbene l’utilizzo del protocollo informatico sia del tutto facoltativo, si nota una maggiore richiesta di informazioni (per soluzioni software). In alcuni casi si procede ad adottarlo anche all’interno delle realtà aziendali.

Spesso esistono già dei protocolli nelle aziende. Vengono utilizzati soprattutto modelli excel di protocollo, in cui si annotano dati relativi alla trasmissione e alla ricezione di documenti. Le aziende principali che fanno uso di un registro di protocollo sono quelle relative al settore edilizio e finanziario / assicurativo.

Protocollo informatico PA

Per le PA il discorso cambia. Le “Regole tecniche per il protocollo informatico” non sono più disciplinate dal DPCM 3 dicembre 2013, ma dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.  

Registro protocollo

Come visto nella roadmap,  innanzitutto è necessario individuare le AOO. AOO sta per Aree Organizzative Omogenee, si tratta di un insieme di unità organizzative dell’amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi di gestione dei flussi documentali. In particolare:

“All’interno di una AOO esiste un solo servizio di protocollazione informatica dei documenti in entrata ed in uscita che adotta un unico registro generale di protocollo”

AgID

E’ essenziale nominare per ogni AOO i relativi responsabili.

Individuate le AOO, è necessario adottare il manuale di gestione. Il manuale di gestione descrive come è necessario gestire il flusso documentale, soprattutto grazie alla dematerializzazione. Il flusso documentale va gestito a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita. Le funzionalità sono disponibili per tutti i soggetti, interni o esterni all’amministrazione, che interagiscono in qualsiasi misura con essa. Adottarlo, quindi, significa applicare concretamente quanto in esso indicato.

A questo punto, è necessario definire tempi, modalità e misure organizzative per la dismissione di tutti i protocolli diversi dal protocollo informatico e, dunque, procedere con l’implementazione del protocollo informatico.

Il cuore del processo, è la conservazione digitale a norma del registro giornaliero di protocollo, che deve essere trasmesso al Sistema di Conservazione entro la giornata lavorativa successiva a quella della sua produzione.

Apriamo una piccola parentesi: il Sistema di Conservazione è l’insieme di hardware, software, politiche, procedure, linee guida, regolamenti interni, infrastrutture fisiche e organizzative, volto ad assicurare la conservazione elettronica dei documenti e può essere in house alla PA o affidato in outsourcing ad un terzo purché sia un Fornitore qualificato da  ’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), come Arancia ICT.

Registrazione di protocollo

La registrazione di protocollo avviene inserendo informazioni riguardanti i documenti stessi. Queste informazioni sono di 3 tipo: 

  1. Obbligatori immodificabili
  2. Obbligatori modificabili
  3. Non obbligatori – facoltativi

Obbligatori immodificabili

Servono ad attribuire al documento data e provenienza certa:

  1. numero di protocollo progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche;
  2. data di registrazione;
  3. corrispondente, ovvero mittente per il documento in arrivo, destinatario per il documento in partenza;
  4. oggetto;
  5. impronta del documento informatico;
  6. numero e descrizione degli allegati;

Obbligatori modificabili

  1. unità organizzativa responsabile del procedimento/affare/attività (UOR);
  2. responsabile del procedimento amministrativo (RPA);
  3. classificazione archivistica;
  4. fascicolo.

Non obbligatori – facoltativi

Le informazioni non obbligatorie sono annotazioni che integrano la registrazione.  

Documenti che non devono essere registrati 

E’ bene fare chiarezza su questo punto. Alcuni potrebbero iniziare a pensare che tutto quello che entra dentro una PA debba essere registrato. Ci sono alcune tipologie documentali che possono fare a meno dall’obbligo di protocollazione, ecco quali:

  1. Giornali
  2. Riviste e libri 
  3. Inviti a manifestazioni

Conservazione digitale del registro giornaliero di protocollo

Per capire come inviare in conservazione il registro protocollo potrebbe tornare utile la seguente tabella riepilogativa (fonte: AgID):

  1. Creazione del file “registro giornaliero di protocollo” secondo una struttura che ne garantisca immodificabilità e staticità
  2. Associazione al file dei metadati, ossia un insieme di dati (ergo, informazioni) associati a un documento informatico utili per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel Sistema di Conservazione
  3. Produzione del pacchetto di versamento, ossia di un pacchetto costituito dai file da conservare e dai metadati ad essi relativi)
  4. Invio del pacchetto di versamento al sistema di conservazione
  5. Ricezione del rapporto di versamento, ossia l’attestazione dell’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento
  6. Verifica del buon esito del versamento
protocollo informatico

A chi rivolgersi per il protocollo informatico?

Il percorso verso la digitalizzazione è ormai fondamentale. Sottrarsene sarebbe anacronistico. Scuole, istituzioni universitarie e tutte le amministrazioni dello Stato devono saltare nel futuro e Arancia Digitale può essere il loro valido alleato.

Arancia Digitale, la suite di servizi di Arancia ICT, può sostenere le PA nella gestione dell’intero processo di implementazione del protocollo informatico e conservazione digitale a norma, due soluzioni integrate tra loro per semplificare il processo di produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo.

Protocollo Digitale è l’applicazione web per il protocollo informatico e la gestione documentale avanzata, nonché l’archiviazione e la gestione dei flussi documentali (workflow documentale). Protocollo Digitale è adatto sia ad enti pubblici, comprese scuole, che imprese private.

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