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Conservazione Digitale Gestione Documentale

Registro protocollo: come produrlo e conservarlo

Produzione e conservazione del registro protocollo, come fare?

Come stabilito dal DPCM 3 dicembre 2013 in materia di protocollo informatico, a partire dall’11 ottobre 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva.

Conservare registro protocollo: cosa significa per una Pubblica Amministrazione.

Registro protocollo

Come visto nella roadmap,  innanzitutto è necessario individuare le AOO, Aree Organizzative Omogenee, ossia un insieme di unità organizzative dell’amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi di gestione dei flussi documentali. In particolare:

“All’interno di una AOO esiste un solo servizio di protocollazione informatica dei documenti in entrata ed in uscita che adotta un unico registro generale di protocollo”

AgID

E’ essenziale nominare per ogni AOO i relativi responsabili.

Individuate le AOO, è necessario adottare il manuale di gestione. Il manuale di gestione descrive come è necessario gestire il flusso documentale, soprattutto grazie alla demateriaizzazione (clicca qui per saperne di più). Il flusso documentale va gestito a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita. Le funzionalità sono disponibili per tutti i soggetti, interni o esterni all’amministrazione, che interagiscono in qualsiasi misura con essa. Adottarlo, quindi, significa applicare concretamente quanto in esso indicato.

A questo punto, è necessario definire tempi, modalità e misure organizzative per la dismissione di tutti i protocolli diversi dal protocollo informatico e, dunque, procedere con l’implementazione del protocollo informatico.

Il cuore del processo, ossia la conservazione digitale a norma del registro giornaliero di protocollo, che deve essere trasmesso al Sistema di Conservazione entro la giornata lavorativa successiva a quella della sua produzione.

Apriamo una piccola parentesi: il Sistema di Conservazione è l’insieme di hardware, software, politiche, procedure, linee guida, regolamenti interni, infrastrutture fisiche e organizzative, volto ad assicurare la conservazione elettronica dei documenti e può essere in house alla PA o affidato in outsourcing ad un terzo purché sia un conservatore accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), come Arancia ICT.

Come si articola il processo di “invio in conservazione” del registro giornaliero di protocollo?

Per capire come inviare in conservazione il registro protocollo potrebbe tornare utile la seguente tabella riepilogativa (fonte: AgID):

  1. Creazione del file “registro giornaliero di protocollo” secondo una struttura che ne garantisca immodificabilità e staticità
  2. Associazione al file dei metadati, ossia un insieme di dati (ergo, informazioni) associati a un documento informatico utili per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel Sistema di Conservazione
  3. Produzione del pacchetto di versamento, ossia di un pacchetto costituito dai file da conservare e dai metadati ad essi relativi)
  4. Invio del pacchetto di versamento al sistema di conservazione
  5. Ricezione del rapporto di versamento, ossia l’attestazione dell’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento
  6. Verifica del buon esito del versamento
protocollo informatico

Qual è il partner ideale per l’implementazione e conservazione di un registro protocollo?

Ci rendiamo conto che l’introduzione di un sistema di gestione documentale non è un processo semplicissimo. Allo stesso modo, il percorso verso la digitalizzazione è ormai fondamentale e sottrarsene sarebbe anacronistico. Scuole, istituzioni universitarie e tutte le amministrazioni dello Stato devono saltare nel futuro e Arancia Digitale può essere il loro valido alleato.

Arancia Digitale, la suite di servizi di Arancia ICT, può sostenere le P.A. nella gestione dell’intero processo di implementazione del protocollo informatico e conservazione digitale a norma, due soluzioni integrate tra loro per semplificare il processo di produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo.

Affida oggi i tuoi documenti ad un conservatore accreditato che ha realizzato una piattaforma informatica rispondente alla normativa e ha adottato un modello di gestione come richiesto da AgID.

La soluzione adatta a tutti

Il team di Arancia Digitale è a tua disposizione. Gestione Documentale è l’applicazione web ideale per il protocollo informatico e la gestione documentale avanzata, sia per enti pubblici che per imprese private.

Il servizio è anche disponibile sul mercato elettronico delle P.A. (MePa). Clicca qui per maggiori informazioni.

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