Gestione delle multe per i fornitori di servizi di noleggio veicoli
Come gestire le multe?
Il noleggio di un veicolo da parte di soggetti con esigenze personali o lavorative è un’abitudine ormai comune in svariati settori. Sia per il privato che per il pubblico è aumentata la richiesta di servizi di noleggio veicoli. Basti solo pensare al noleggio delle auto per le trasferte aziendali o per i turisti nelle stagioni estive.
Bisogna considerare che il settore del noleggio non si limita al mondo delle auto, ma comprende anche il nolo di mezzi pesanti (camion, TIR, gru) e di mezzi per il trasporto merci o persone (scooter, monopattini). Ma i fornitori condividano tutti una problematica in comune: la gestione delle infrazioni commesse dai guidatori dei mezzi noleggiati.
Si tratta di una problematica che non può essere gestita senza un opportuno strumento informatico. Con la crescente diffusione dei servizi di car rental e di car sharing in tutto il mondo si registra anche un aumento esponenziale delle infrazioni commesse.
Il processo di gestione delle multe: lo stato attuale
Nel caso di violazione del codice della strada da parte del conducente di un veicolo noleggiato, è certamente il conducente colui che deve farsi carico della multa derivante dalla sua infrazione. Essendo però il veicolo appartenente a una società di noleggio, gli organi di Polizia notificano le multe non al conducente ma al società di noleggio.
La società di noleggio deve comunicare agli organi di Polizia, entro precisi termini di legge, i dati del noleggiante del veicolo, in modo che la multa possa essere correttamente notificata all’effettivo conducente del veicolo al momento dell’infrazione. Non è tutto: la società di noleggio deve ovviamente comunicare al cliente la ricezione della multa per un’infrazione da lui commessa e l’addebito dei costi di gestione.
È facile comprendere come la gestione non informatizzata di un tale processo possa risultare lunga e complessa e non priva di rischi, come il ritardo nella notificazione agli organi di Polizia.
Come cambia il processo di gestione delle multe con l’introduzione dello strumento di Arancia Digitale
Gestione Multe di Arancia Digitale è la piattaforma web-based per la digitalizzazione, gestione informatizzata, nonché semplificazione, dell’intero processo di gestione delle multe. Con la Gestione Multe di Arancia Digitale è possibile automatizzare ogni step del processo, riducendo al minimo i tempi e gli interventi manuali, nel pieno rispetto delle scadenze normative.
In particolare, la piattaforma determina un nuovo flusso operativo, più snello e semplificato, costituito dai seguenti step di processo:
- Alla sottoscrizione del contratto di noleggio, la piattaforma genera un fascicolo contenente ogni documento inerente al cliente (contratto, documenti di riconoscimento …);
- alla ricezione di una multa, questa viene catalogata e corredata di tutta la documentazione cartacea pervenuta. Mediante un QRCode sulla documentazione si associa automaticamente il contratto con il conducente sottoscrittore;
- mediante PEC vengono notificati agli organi di Polizia i dati del conducente al fine di assegnargli la responsabilità della multa. La notificazione avviene nel rispetto dei tempi legali previsti;
- tramite mail, dalla piattaforma viene comunicato al cliente che è stata ricevuta una multa per una infrazione da lui commessa e che gli verranno addebitati direttamente sulla sua carta di credito, utilizzata per il noleggio, tutti i costi di gestione della pratica;
- mediante apposita funzionalità, dalla piattaforma si procede all’addebito sulla carta di credito del cliente, dei costi di gestione della pratica e all’emissione della relativa fattura.
La piattaforma implementa anche un modulo per la reportistica sul processo di gestione delle multe. Il Gestore potrà pertanto avere visibilità su un ventaglio di dati specifici e aggregati sulle multe. Potrà utilizzare questi dati per migliorare la qualità del servizio offerto e contestualmente pianificare in modo più preciso le proprie attività.
La piattaforma di Arancia Digitale è un valido alleato per i gestori dei servizi di noleggio in quanto frutto di analisi, progettazione e continui aggiornamenti “sul campo”, ossia frutto dell’esperienza e delle necessità dei gestori di servizi di noleggio che già lo utilizzano da diversi anni.
Affidati ai migliori
Il team di Arancia Digitale è a tua disposizione. Non aspettare altro tempo ancora e digitalizza il tuo processo di gestione delle multe. Clicca qui per maggiori informazioni.
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